ใบเตือนพนักงานหรือหนังสือเตือนพนักงานถือเป็นเอกสารสำคัญที่ HR ใช้เพื่อแจ้งเตือนหรือบันทึกการกระทำผิดของพนักงานในองค์กร โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อแก้ไขพฤติกรรมที่ไม่เหมาะสม ป้องกันปัญหาที่อาจเกิดขึ้นในอนาคต และเพื่อเป็นหลักฐานทางกฎหมายในกรณีที่เกิดข้อพิพาท ดังนั้นการจัดทำใบเตือนพนักงานให้ครบถ้วนและถูกต้องตามหลักเกณฑ์จึงเป็นเรื่องสำคัญที่ HR ทุกคนควรให้ความใส่ใจ
ใบเตือนพนักงานเป็นเอกสารที่องค์กรออกให้พนักงานที่กระทำความผิด หรือมีพฤติกรรมที่ขัดต่อกฎระเบียบหรือข้อบังคับของบริษัท ใช้เพื่อแจ้งให้พนักงานทราบถึงการกระทำที่ไม่เหมาะสม และเตือนให้ปรับปรุงหรือแก้ไขพฤติกรรมดังกล่าวในอนาคต โดยใบเตือนนี้สามารถอยู่ในรูปแบบของหนังสือเตือนหรือจดหมายเตือนก็ได้
ใบเตือนพนักงานเป็นเอกสารที่มีความสำคัญในกระบวนการจัดการทรัพยากรบุคคลและข้อพิพาททางกฎหมาย การจัดทำใบเตือนที่ครบถ้วน ชัดเจน และมีองค์ประกอบสำคัญ จะช่วยให้องค์กรสามารถจัดการปัญหาได้อย่างมีประสิทธิภาพ ทั้งยังเป็นเครื่องมือที่ช่วยสร้างความยุติธรรมในที่ทำงาน และรักษาความสัมพันธ์ที่ดีระหว่างองค์กรกับพนักงานในระยะยาว