ประชุมสำคัญอย่างไร ? ควรประชุมบ่อยแค่ไหน

การประชุมไม่ใช่แค่การรวมตัวของคนจำนวนหนึ่งในห้องเท่านั้น แต่คือกระบวนการที่ช่วยในการแลกเปลี่ยนความคิดเห็น การวางแผน และการตัดสินใจที่สำคัญให้กับองค์กร การประชุมที่มีประสิทธิภาพสามารถนำไปสู่ความสำเร็จของการทำงานที่ลื่นไหลและมีประสิทธิผล ในขณะที่การประชุมที่ไม่มีทิศทางหรือเกิดบ่อยเกินไปอาจทำให้เกิดความสูญเสียเวลาและผลกระทบต่อการทำงานที่แท้จริง ดังนั้นคำถามที่มักจะเกิดขึ้นคือการประชุมสำคัญอย่างไร และควรประชุมบ่อยแค่ไหน เพื่อให้ประโยชน์สูงสุดแก่ทีมงานและองค์กร

แม้ว่าการประชุมจะมีความสำคัญในหลายๆ ด้าน แต่ก็ไม่ควรที่จะประชุมบ่อยจนเกินไป การประชุมที่ถี่เกินไปอาจทำให้พนักงานรู้สึกว่ามีเวลาทำงานที่แท้จริงน้อยลง การประชุมควรเกิดขึ้นเมื่อมีเหตุผลที่ชัดเจนและจำเป็น โดยควรกำหนดให้ชัดเจนว่าการประชุมครั้งใดจะเป็นการประชุมที่มีเนื้อหาสำคัญและสามารถให้ผลลัพธ์ที่ชัดเจน สำหรับองค์กรที่มีโครงการระยะยาวหรือหลายโครงการ ควรกำหนดการประชุมให้สอดคล้องกับความต้องการในการแก้ปัญหาหรือการตัดสินใจที่สำคัญเพียงพอ