- ติดต่อสอบถาม?
- (66) 2580 8060
- marketing@myhr.co.th
ทำไมในธุรกิจ SME ถึงควรเริ่มต้นใช้โปรแกรม HR ตั้งแต่วันนี้
14 มกราคม 2025
โปรแกรม HR ช่วยเพิ่มความพึงพอใจของพนักงานในองค์กรได้อย่างไร
14 มกราคม 20253 ขั้นตอนง่าย ๆ ในการเปลี่ยนระบบ HR สู่แพลตฟอร์มดิจิทัล
ในยุคที่เทคโนโลยีก้าวหน้าอย่างรวดเร็ว การพัฒนาและปรับเปลี่ยนกระบวนการจัดการทรัพยากรมนุษย์ (HR) ไปสู่ระบบดิจิทัลกลายเป็นสิ่งที่จำเป็นสำหรับองค์กรที่ต้องการยกระดับประสิทธิภาพการทำงานและเพิ่มขีดความสามารถในการแข่งขันในตลาด ปัจจุบันหลายองค์กรเริ่มเห็นถึงความสำคัญของการใช้เทคโนโลยีเพื่อจัดการข้อมูลพนักงาน, กระบวนการสรรหาบุคลากร, การฝึกอบรม, รวมถึงการประเมินผลการทำงาน ซึ่งจะช่วยให้การทำงานมีประสิทธิภาพและแม่นยำมากขึ้น ระบบ HR ดิจิทัลไม่ได้แค่ทำให้การทำงานสะดวกขึ้น แต่ยังช่วยลดข้อผิดพลาดจากกระบวนการเดิม ๆ ที่ใช้เอกสารหรือกระดาษมาดำเนินการ
การเปลี่ยน ระบบ HR สู่แพลตฟอร์มดิจิทัล ไม่ได้เป็นเรื่องยาก หากสามารถทำตามขั้นตอนที่ชัดเจน โดยทั่วไปแล้วมี 3 ขั้นตอนหลักในการทำให้การเปลี่ยนแปลงนี้เป็นไปได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ประเมินความต้องการและตั้งเป้าหมายที่ชัดเจน
ขั้นตอนแรกของการเปลี่ยนแปลงคือการประเมินสถานะปัจจุบันของกระบวนการ HR ภายในองค์กร การทำเช่นนี้จะช่วยให้เข้าใจถึงปัญหาหรือข้อจำกัดต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นจากระบบเก่าหรือกระบวนการเดิม เช่น การจัดเก็บข้อมูลพนักงานที่ยุ่งยาก การขาดความโปร่งใสในการประเมินผล หรือข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นจากการจัดการด้วยมือ การประเมินความต้องการจะช่วยให้องค์กรสามารถวางแผนการเลือกใช้เครื่องมือดิจิทัลได้ตรงกับปัญหาที่ต้องการแก้ไข
การประเมินต้องทำในหลายด้าน เช่น
- การสรรหาบุคลากร องค์กรต้องการให้ระบบใหม่ช่วยในเรื่องการสรรหาบุคลากรที่รวดเร็วขึ้นไหม หรือการจัดการข้อมูลผู้สมัครที่สะดวกและแม่นยำมากขึ้น
- การจัดการข้อมูลพนักงาน ระบบเดิมอาจจะมีข้อมูลที่กระจัดกระจายหรือไม่ได้อัปเดตอย่างต่อเนื่อง การเปลี่ยนเป็นแพลตฟอร์มดิจิทัลสามารถทำให้การเข้าถึงข้อมูลพนักงานทำได้ง่ายและปลอดภัย
- การประเมินผลการทำงาน การประเมินผลการทำงานจากระบบเดิมอาจทำให้เกิดข้อผิดพลาดหรือไม่สามารถวิเคราะห์ผลได้แม่นยำ การเปลี่ยนเป็นระบบดิจิทัลจะช่วยให้การเก็บข้อมูลและการประเมินมีความโปร่งใสและแม่นยำยิ่งขึ้น
หลังจากนั้นให้นำข้อมูลที่ได้จากการประเมินมาใช้ในการตั้งเป้าหมายในการพัฒนา เช่น การทำให้การสรรหาบุคลากรมีประสิทธิภาพมากขึ้น หรือการปรับปรุงระบบการเก็บข้อมูลพนักงานให้เป็นระบบดิจิทัลที่สะดวกและปลอดภัย
เลือกเครื่องมือหรือแพลตฟอร์มดิจิทัลที่เหมาะสม
หลังจากที่ได้ประเมินความต้องการและตั้งเป้าหมายแล้ว ขั้นตอนถัดไปคือการเลือกเครื่องมือหรือแพลตฟอร์มที่เหมาะสมเพื่อให้สามารถตอบสนองความต้องการได้อย่างมีประสิทธิภาพ การเลือกแพลตฟอร์มดิจิทัลที่ดีจะช่วยให้กระบวนการ HR เป็นไปอย่างราบรื่นและลดการใช้เวลาในการทำงานที่ไม่จำเป็น
ปัจจัยที่ควรพิจารณาในการเลือกแพลตฟอร์มดิจิทัล:
- ความใช้งานง่าย (User-Friendly) แพลตฟอร์มที่เลือกควรเป็นระบบที่ใช้งานง่ายและสามารถเข้าถึงได้โดยไม่ต้องมีทักษะทางเทคนิคที่สูงเกินไป พนักงาน HR และผู้ใช้งานทั่วไปต้องสามารถเข้าใจและใช้ระบบได้อย่างง่ายดาย
- การสนับสนุน (Support) ควรเลือกแพลตฟอร์มที่มีการสนับสนุนจากผู้ให้บริการ ไม่ว่าจะเป็นการให้คำแนะนำ การฝึกอบรม หรือการช่วยเหลือเมื่อเกิดปัญหา
- ความปลอดภัย ระบบ HR เกี่ยวข้องกับข้อมูลที่ละเอียดอ่อนของพนักงาน เช่น ข้อมูลส่วนตัว และข้อมูลทางการเงิน จึงต้องมีระบบความปลอดภัยที่เข้มงวด ทั้งในเรื่องของการเก็บข้อมูลและการเข้าถึงข้อมูล
- การเชื่อมต่อกับระบบอื่น ๆ (Integration) แพลตฟอร์มที่เลือกควรสามารถเชื่อมต่อกับระบบอื่น ๆ ที่ใช้งานในองค์กรได้อย่างราบรื่น เช่น ระบบการเงิน, ระบบบัญชี, หรือระบบการสื่อสารภายในองค์กร
- ความยืดหยุ่นและการขยายตัว แพลตฟอร์มควรมีความยืดหยุ่นในการปรับเปลี่ยนตามความต้องการขององค์กรในอนาคต รวมถึงสามารถรองรับการขยายตัวในอนาคตได้
การเลือกแพลตฟอร์มที่ดีจะช่วยให้การเปลี่ยนแปลงเป็นไปได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ ลดความยุ่งยากในการจัดการข้อมูลและช่วยให้พนักงานสามารถเข้าถึงข้อมูลได้ทันที
ฝึกอบรมและปรับปรุงกระบวนการทำงาน
เมื่อเลือกเครื่องมือหรือแพลตฟอร์มดิจิทัลที่เหมาะสมแล้ว ขั้นตอนถัดไปคือการฝึกอบรมและการปรับกระบวนการทำงานให้เหมาะสมกับระบบใหม่ การฝึกอบรมจะช่วยให้พนักงานเข้าใจวิธีการใช้งานระบบดิจิทัลได้อย่างถูกต้อง และสามารถนำระบบมาใช้ประโยชน์ได้เต็มที่
การฝึกอบรมควรทำในลักษณะที่เป็นขั้นตอน เพื่อให้พนักงานสามารถเรียนรู้ได้ง่าย ๆ โดยไม่รู้สึกท้อถอยและสามารถใช้ระบบได้อย่างรวดเร็ว
- การฝึกอบรมเบื้องต้น พนักงานที่เกี่ยวข้องกับการใช้งานระบบควรได้รับการฝึกอบรมเกี่ยวกับฟังก์ชันพื้นฐานของแพลตฟอร์ม เช่น การเพิ่มข้อมูลพนักงาน การสรรหาบุคลากร หรือการดูรายงาน
- การฝึกอบรมในระดับสูง หลังจากที่พนักงานคุ้นเคยกับฟังก์ชันพื้นฐานแล้ว ควรมีการฝึกอบรมในระดับที่ซับซ้อนขึ้น เช่น การวิเคราะห์ข้อมูลพนักงานหรือการใช้งานฟังก์ชันพิเศษที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน
- การปรับกระบวนการทำงาน ในบางกรณี การเปลี่ยนแปลงระบบ HR อาจต้องปรับกระบวนการทำงานให้เหมาะสมกับการใช้งานแพลตฟอร์มใหม่ อาจต้องมีการกำหนดนโยบายหรือมาตรการใหม่ในการทำงาน เช่น วิธีการบันทึกข้อมูลพนักงานหรือการจัดการเวลา
การฝึกอบรมและการปรับปรุงกระบวนการทำงานช่วยให้การนำแพลตฟอร์มดิจิทัลมาใช้มีประสิทธิภาพและตอบโจทย์ความต้องการขององค์กรได้อย่างสูงสุด
สรุป
การเปลี่ยนระบบ HR สู่แพลตฟอร์มดิจิทัลเป็นการเปลี่ยนแปลงที่สามารถช่วยให้องค์กรเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน ลดข้อผิดพลาดจากกระบวนการเดิม และทำให้การจัดการทรัพยากรมนุษย์มีความโปร่งใสมากขึ้น โดยสามารถเริ่มต้นจากการประเมินความต้องการและตั้งเป้าหมายที่ชัดเจน, เลือกเครื่องมือหรือแพลตฟอร์มที่เหมาะสม, และฝึกอบรมพนักงานให้พร้อมใช้งานแพลตฟอร์มใหม่ กระบวนการนี้จะช่วยให้การเปลี่ยนแปลงเป็นไปได้อย่างราบรื่นและมีผลดีต่อองค์กรในระยะยาว
